Was genau bedeutet IT-Leasing?
Bei großen Investitionen in Immobilien, Fahrzeuge oder Maschinenparks, ist Leasing schon seit langer Zeit üblich. Doch auch für die unternehmenseigene IT-Infrastruktur bietet sich diese Form der Finanzierung an, denn oft geht es hier um riesige Summen. Viele Mittelständler schieben deshalb Investitionen in die IT-Hardware lange vor sich her – oft zu lange. Doch es gibt eine günstige Option mit vielen Vorteilen: Statt einmalig und mit hohen Kosten Hardware und Software zu kaufen, zahlt man attraktive monatliche Leasingraten. Für einen geringen Zinsaufschlag stehen geleaste Güter ebenfalls, wie bei einem Kauf, direkt zur Verfügung und können sofort genutzt werden.
Was beinhaltet IT-Leasing?
Hier sind Unternehmen extrem flexibel. Selbständige und sehr kleine Firmen leasen meist eher einzelne Laptops oder Rechner, während große Konzerne gerne die Möglichkeit nutzen, direkt ihr komplettes IT-System, von Servern bis zu Einzelgeräten für die Mitarbeiter, durch Leasing zu finanzieren. Die komplette Hardware kann hier eingeschlossen werden, wie z. B.: Firmenhandys, Notebooks, Rechner, Drucker, Scanner und so weiter. Vielen ist nicht bekannt, dass selbst die Software geleast werden kann. Hier lohnt es sich, den Bedarf genau zu planen und sich Angebote von Leasingspezialisten einzuholen.
IT-Leasing bietet wichtige Vorteile
Sowohl aus finanzieller, als auch aus technischer Sicht, bietet es viele Vorteile, IT-Ausstattung zu leasen, anstatt sie zu kaufen. Unternehmen schonen so Kreditlinie und Kapitalbindung, was wiederum die Liquidität sichert. Leasing schafft finanzielle Freiräume und der Spielraum für anderweitige Investitionen bleibt erhalten. Außerdem können sie den Umsatzsteueranteil der Leasingraten als Vorsteuer geltend machen und die Leasingraten selbst steuerlich absetzen.
IT-Technik ist äußerst schnelllebig und muss daher häufig erneuert werden, um dauerhaft höchste Sicherheit und Effizienz zu gewährleisten. Auch bietet IT-Leasing Unternehmen wichtige Flexibilität, wenn es um die Anzahl der Mitarbeiter geht, die ausgestattet werden müssen, unabhängig davon, ob das Unternehmen wächst und Mitarbeiter dazu kommen oder ob zwischenzeitlich Personal abgebaut werden muss, um eine Krise zu überbrücken. Auftragslage oder wechselnde Anforderungen der Kunden sind weitere Gründe, die IT-Leasing attraktiv machen.
So funktioniert IT-Leasing
Der Leasingnehmer definiert die von ihm benötigte IT-Infrastruktur möglichst genau. Dabei sollte an sämtliche Hard- und Software sowie notwendige Services und Wartungen gedacht werden. Zudem ist es wichtig, dass die Systeme skalierbar sind und an sich ändernde Bedingungen (Mitarbeiterzahl, Auftragslage…) angepasst werden können. Dann werden mehrere Angebote von verschiedenen Lieferanten verglichen, der passende Händler ausgesucht und die Bestellung aufgegeben.
In dieser Phase schließt das Unternehmen einen entsprechenden Leasingvertrag mit einer Leasinggesellschaft, wie der TRS GmbH, ab. Diese tritt in die Bestellung mittels eines entsprechenden Dreiecksvertrages ein und bezahlt die Ausstattung direkt an den Lieferanten. Die Geräte werden dann direkt an den Leasingnehmer geliefert und, falls es im Auftrag enthalten ist, auch installiert. Ab diesem Zeitpunkt werden die meist mit monatlicher Zahlweise vereinbarten Leasingraten an die Leasinggesellschaft bezahlt. Um bei der Wahl der einzelnen Komponenten und Hersteller frei zu sein, ist es wichtig, eine unabhängige Leasinggesellschaft als Partner zu wählen.
Daten- und IT-Sicherheit – wichtiger denn je
Wenn es um IT-Sicherheit geht, ist häufig die Aussage zu lesen: „Hard- und Software sollten immer auf dem neuesten Stand der Technik sein, um größtmögliche Sicherheit zu gewährleisten“. Doch was heißt „neuester Stand der Technik“ genau?
Theoretisch kann ein Unternehmen den Stand der Technik selbst definieren. Es ist jedoch leicht möglich, dass diese Definition im Zweifelsfall vor Gericht nicht standhalten kann. Die Definition der TeleTrusT (Bundesverband IT-Sicherheit), die von unabhängigen Security-Experten entwickelt wurde und auf die selbst die European Union Agency for Cybersecurity (ENISA) verweist, bietet hier deutlich mehr Sicherheit. Technik entwickelt sich stets weiter, daher ist auch der aktuelle Stand der Technik ein sich stetig wandelndes Thema. Es kann nicht gesetzlich verankert werden und unterliegt einer ständigen Anpassung. Angesichts der bedeutenden Rolle, die Digitalisierung und die damit verbundene Bedrohungslage weiterhin haben wird, ist und bleibt die Fortschrittlichkeit hier sicher auch weiterhin ein wichtiges Thema.
Wie gesagt, Hard- und Software entwickeln sich stetig und blitzschnell weiter. Systeme, die noch vor wenigen Jahren als top aktuell galten, sind jetzt bereits veraltet. Software kann durch Updates über einige Zeit verbessert und angepasst werden. Für Hardware gibt es keine vergleichbare Möglichkeit. In immer kürzeren Zeitabschnitten folgt eine neue Hard- und Software-Generation auf die Nächste. Deshalb sollten die eingesetzten Systeme regelmäßig erneuert werden, sobald sie nicht mehr dem aktuellen Stand der Technik entsprechen. In vielen Fällen MÜSSEN Geräte ausgetauscht werden. Im Falle von Software ist die Sache relativ klar: wird sie vom Hersteller noch mit Updates versorgt, ist sie allgemein als „auf dem neuesten Stand der Technik“ anerkannt. Umgekehrt gilt dies demnach nicht mehr für eine Software ohne Hersteller-Support und es müssen Maßnahmen getroffen werden, um diese sicher weiter betreiben zu können.
Auch rechtlich sind Unternehmen verpflichtet, ihre Systeme aktuell zu halten. Laut Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) werden Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten auf dem neuesten Stand der Technik gefordert. Was bedeutet, dass Mitarbeiter- und Kundendaten nicht mit veralteten Systemen erhoben und verarbeitet werden dürfen. Schon geringe Verstöße können sehr teuer werden.
Nicht zuletzt nehmen auch die Bedrohungen durch Cyber-Angriffe und Spionage von Jahr zu Jahr zu. Inzwischen hat die Cyberkriminalität Platz Eins der häufigsten Verbrechen gegenüber Unternehmen erreicht und Hackerangriffe werden auch in Zukunft als größte Gefahr angesehen. (Quelle: Handelsblatt). Daher sollte man unbedingt auf Nummer sicher gehen und neue Client-Server-Infrastrukturen mit hohen Sicherheitsanforderungen nutzen. Ältere oder günstige Systeme können dies oft nicht leisten. IT-Leasing ist hier sicher für Unternehmen jeder Größe eine Möglichkeit, die man im Auge haben sollte, um diesen Anforderungen stets genügen zu können. Wenden Sie sich an uns als erfahrene, unabhängige Leasinggesellschaft, wir beraten Sie gerne und erarbeiten ein individuelles Leasingangebot, damit ihre IT immer auf dem neuesten Stand bleibt und Sie jederzeit ruhig schlafen können. (H. Binner)
